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Planatec Software es una empresa informatica de Castellon que desarrolla soluciones para PYMES

Gestión Documental para PYMEs

La gestión documental es especialmente eficaz en entornos donde se requiere almacenaje de documentos para su posterior localización y recuperación.
Si en su empresa existen estos procesos y se realizan con cierta frecuencia, la implantación de OKI DocuManager permitirá incrementar de manera dramática la productividad de sus empleados y, en consecuencia, reducir al mínimo los costes asociados. OKI DocuManager ha sido pensado para cubrir las necesidades de gestión documental que surgen habitualmente en las PYME con una recuperación de la inversión muy rápida.


OKI DocuManager es un software de gestión documental para empresas

Planatec utiliza el sistema OKI DocuManager para implementar soluciones de gestión documental adaptadas a las necesidades de las PYME. Este software ha sido desarrollado por uno de los fabricantes líder en soluciones de impresión, con el objetivo de aportar un importante valor añadido a sus productos.


Documentación comercial disponible

¿En qué consiste?

La gestión documental permite almacenar en formato electrónico una copia fiel e inalterable de la documentación que se genera y maneja en una empresa. Esto tiene muchas ventajas, como el ahorro de espacio y, sobretodo, la automatización de ciertos procesos (clasificación, búsqueda, recuperación) que conllevan un ahorro en costes importante a las empresas que los implantan.

Estos sistemas de gestión documental son utilizados por las grandes corporaciones de manera intensiva, sin embargo, las soluciones existentes en el mercado están orientadas a macro-empresas (con el consecuente elevado coste de propiedad y mantenimiento), o son soluciones muy sencillas y poco escalables que no aportan ventajas diferenciales (por ejemplo, los llamados sistemas "escaneo a PC").

Con el sistema OKI DocuManager y la consultoría necesaria por parte de Planatec, se intenta cubrir las necesidades en cuanto a gestión documental de las PYMES para ayudarles a ser realmente productivas, sin tener que pagar un desmesurado precio por licencias o complejos sistemas de mantenimiento. El motivo por el cual OKI DocuManager es tan competitivo en precio respecto a otras soluciones porque se centra en funcionalidades que realmente necesitan las PYMES.

Principales características

  • Fácil uso y manejo: OKI Documanager permite escanear y guardar los documentos de forma fácil y automática. Solo hay que colocar los documentos en papel en el equipo multifunción y presionar un botón: cada documento es identificado, convertido a PDF y guardado en su carpeta de destino correspondiente. Todo automáticamente, sin intervención manual.
  • Motor de búsqueda: Una vez que los documentos están escaneados y archivados, se pueden recuperar indicando cualquier palabra que contengan. Para ello, se aplica un OCR (reconocimiento de caracteres), que mediante un buscador y una base de datos localiza los documentos de forma inmediata, independientemente del número de documentos guardados.
  • Solución integrada que proporciona grandes ahorros: OKI DocuManager trabaja integrado con los equipos multifuncionales OKI, por lo que combina a la perfección las funcionalidades de ambos productos.
  • Ahorro de tiempo en la recuperación y archivo de documentos.
  • Evita la pérdida de documentos: Una vez que un documento entra en la gestión documental, este no puede perderse ni destruirse.
  • Disponibilidad de los documentos para todos los usuarios: Con una interfaz sencilla que puede utilizarse desde cualquier equipo.
  • Archivo automático de documentos: OKI DocuManager identifica cada documento y le aplica unas reglas predefinidas, como haría una persona encargada del archivo de documentos. Además establece la carpeta de destino donde el documento debe ser archivado.
  • Integración entre aplicaciones.
  • Nomenclatura: Permite renombrar el fichero PDF con datos extraídos del documento escaneado.
  • Opciones avanzadas: Permiten ampliar el sistema para adecuarlo a escenarios tan complicados como sea necesario.